Des règles de conservation automatisées ont été intégrées dans ADAMS pour donner effet aux délais de conservation décrits dans l'annexe A du Standard international pour la protection des renseignements personnels (SIPRP). Ces processus automatisés purgent d'ADAMS toutes les données pour lesquelles le délai de conservation a expiré. Voir un exemple du fonctionnement de ces processus ci-dessous. Les délais de conservation des données qui ne sont pas expressément prévues à l'annexe A sont fondées sur les critères énoncés à l'article 10 du SIPRP.
Les OAD sont responsables du respect des délais de conservation fixés à l'annexe A et des autres critères de conservation décrits dans le SIPRP pour les données qu'elles conservent en dehors d'ADAMS.
Example – Conservation des données ADAMS
- FJ est un athlète de niveau international qui fait partie du groupe cible de sportifs soumis aux contrôles (GC) de la Fédération internationale.
- FJ soumet régulièrement des informations de localisation. FJ participe à de nombreuses manifestations sportives internationales, notamment aux Jeux olympiques de 2021.
- FJ a reçu une autorisation d'usage à des fins thérapeutiques (AUT) avant les Jeux de 2021, qui a expiré le 1er janvier 2022.
- Pendant les Jeux, l'unité de gestion du passeport biologique de l’athlète chargée d'examiner le passeport biologique de l’athlète (PBA) de FJ recommande qu'un échantillon supplémentaire soit prélevé.
- Le 1er janvier 2022, FJ décide de prendre sa retraite sportive. Le dernier contrôle du dopage de FJ a eu lieu le 1er décembre 2021.
- Le 1er janvier 2030, l'un des échantillons de FJ provenant des Jeux de 2021 est réanalysé et renvoie un RAA (résultat d’analyse anormale).
- FJ reçoit une décision finale et une sanction de quatre ans pour avoir commis une violation des règles antidopage (VRAD) le 1er juin 2030
Dans l'exemple, nous nous concentrons sur la durée pendant laquelle les dernières informations antidopage concernant FJ sont conservées dans ADAMS (par exemple, le dernier contrôle, la dernière localisation disponible, etc.). Nous nous concentrons également sur l'application normale des règles, et non sur les exceptions possibles expliquées dans le SIPRP. Pour des détails complets sur les règles de conservation, voir l'annexe A du SIPRP.
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Data Category
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Kept until
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Why?
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Profil du sportif
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1 juin 2040 (nom, date de naissance, etc.)
1 décembre 2031 (coordonnées)
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Les informations démographiques de FJ (comme son nom, sa date de naissance, etc.) doivent être conservées jusqu'à ce que toutes les autres données associées à FJ, par exemple, la sanction de FJ, soient supprimées.
Les coordonnées sont conservées pendant 10 ans à compter de la date du dernier test afin que FJ puisse être contacté en cas de RAA.
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Informations de localisation
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31 décembre 2022 (informations de localisation)
31 décembre 2031 (l'enregistrement du défaut d’informations)
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Les informations de localisation restent pertinentes après la date pour laquelle elles sont soumises (au 4e trimestre 2021) car trois manquements à l'obligation de localisation au cours d'une période de 12 mois constituent une VRAD. Elles peuvent également être pertinentes pour la planification des contrôles, l'interprétation des résultats de laboratoire, les enquêtes et les procédures de VRAD.
Les preuves de manquements aux obligations relatives à la localisation peuvent être pertinentes pour d'autres VRAD (par exemple, la falsification) qui peuvent faire l'objet d'une procédure jusqu'à 10 ans après le comportement concerné.
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AUT
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1 janvier 2032 (certificat d’AUT).
1 janvier 2023 (demande d'AUT et les informations médicales supplémentaires).
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Le certificat d'AUT a expiré le 1er janvier 2022, il est donc conservé jusqu'au 1 janvier 2032 (10 ans). La preuve de l’AUT approuvée doit être conservée aussi longtemps que l'échantillon d'un athlète peut être réanalysé. Sinon, un athlète pourrait recevoir une VRAD pour une substance pour laquelle il avait reçu une exemption valide au moment où l'échantillon a été prélevé.
Les documents justificatifs de l'AUT ne sont conservés que pendant la courte période nécessaire au traitement et à l'examen de la demande.
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Contrôle
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1 décembre 2031 (formulaire de contrôle du dopage, l'ordre de mission et les autres documents relatif aux contrôle)
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Ces documents relatifs au contrôle sont nécessaires pour la réanalyse des échantillons, qui peut avoir lieu jusqu'à 10 ans après la date de prélèvement de l'échantillon (le 1 décembre 2021), et pour l'interprétation/validation des données et résultats du PBA.
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Résultats
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1 décembre 2031 (résultats du dernier contrôle le 1 décembre 2021).
1 janvier 2040 (résultats RAA de l’échantillon réanalysé le 1 janvier 2030).
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Les résultats de laboratoire sont nécessaires pour la réanalyse des échantillons, qui peut avoir lieu jusqu'à 10 ans après la date de prélèvement de l'échantillon. L’échantillon de 2021 de FJ a été réanalysé en janvier 2030.
Les résultats de type RAA de 2030 seront conservés pour 10 ans, car FJ pourrait être accusé d'une autre VRAD durant cette période de 10 ans et recevoir une sanction pour une deuxième violation, sur la base d'une nouvelle analyse d'autres échantillons collectés avant la fin de la carrière de FJ.
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Passeport biologique de l'athlète
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15 décembre 2031 (variables biologiques du PBA)
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Le dernier contrôle de FJ a eu lieu le 1er décembre 2021. Les valeurs des marqueurs biologiques PBA auraient été générées le jour où le FCD a été saisi dans ADAMS et apparié aux résultats de laboratoire, soit le 15 décembre 2021. Les résultats PBA sont conservés pendant 10 ans, car ils peuvent être pertinents pour une VRAD et pour interpréter les résultats de réanalyse des échantillons.
Le passeport de FJ avait déclenché des signaux d'alarme pendant les Jeux 2021 qui ont conduit à la collecte d'échantillons supplémentaires et informés la décision de préserver les échantillons de FJ pour réanalyse. Voilà aussi des éléments contextuels importants à la décision de porter une accusation de VRAD en 2030.
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Results Management (ADRVs)
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1 juin 2040 (décision et dossier justificatif)
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Une décision finale a été rendue le 1er juin 2030, et la suspension de FJ durera jusqu'au 1er janvier 2034. La décision et le dossier justificatif seront conservés pour 10 ans comme il est possible que d'autres échantillons de FJ soient réanalysés et que FJ soit accusé d'une deuxième violation. Si FJ devait recevoir une deuxième violation, l'existence d'une première sanction est une information nécessaire pour déterminer la durée de la deuxième sanction.
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